Voorbereiding bij Beurzen? Kijk Hier Naar

 

 

 

 

 

 

 

Bij een beursdeelname komt veel kijken. Om alles overzichtelijk te houden, geven we je hier checklists, tips en ideeën voor een goede beursvoorbereiding. De eerste stap bestaat het vaststellen van je doelstellingen: wat wil je als bedrijf of organisatie bereiken?

De doelstellingen:

• Verkoop: klanten werven, omzet genereren, marktpositionering realiseren
• Naamsbekendheid: bedrijf introduceren, naamsbekendheid vergroten, ver sterken concurrentiepositie
• Kennisoverdracht; producten introduceren, innovaties laten zien, publiciteit genereren, workshops organiseren
• Relatiebeheer: meer klantenbinding, versterken imago

Huur uw Beursstand

Bepaal je doelgroep 3. Bepaal de doelstellingen van je stand 4. Maak een begroting Stel vast wat je wilt bereiken met je beursdeelname. Dit kan één van bovenstaande punten zijn, maar ook een combinatie van deze punten.

Tip: maak je doelstelling SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar en Tijdgebonden). Stel vast wie je wilt bereiken met je beursdeelname.

Maak een doelgroepenoverzicht:

• Klanten
• Potentiële klanten
• Relaties
• Directieleden
• Toeleveranciers
• Media
• Enz.

Stel op basis van dit overzicht een uitnodigingenlijst samen.

Tip: grote beursorganisatoren houden bezoekersonderzoeken en geven hiermee inzicht in welke doelgroepen bereikt kunnen worden. Maak hier gebruik van. Wat moet er op de beursvloer gebeuren om je doelstellingen te bereiken? Ga op zoek naar het thema, presentatievorm en uitstraling die het beste bij de doelstellingen van je bedrijf passen.

Wist je dit al over Voorbereiding Beursdeelname?

 

Tip: maak je stand uitnodigend en onderscheidend. Waarschijnlijk niet de leukste, maar wel een heel belangrijke klus. Een goede begroting voorkomt budgetoverschrijdingen en teleurstellingen achteraf. Bovendien brengt het vooral de mogelijkheden vooraf duidelijk en realistisch in beeld.

Tip: wees zorgvuldig en compleet bij het opstellen van je begroting. Maak bijvoorbeeld een PM-post en reserveer budget voor onvoorziene zaken.

Deze Checklisten Helpen Je Bij De Voorbereiding En Uitvoering

Vul je communicatie in 11. Nodig je relaties uit Bekijk waar je stand komt te staan in het beurscomplex. Zoek uit welke hallen gebruikt worden voor de beurs, of er speciale constructies zijn, welke informatietechnologieën er beschikbaar zijn. Tip 1: zoek van tevoren uit hoe het zit met de bereikbaarheid en infrastructuur rondom de beurslocatie: is het makkelijk bereikbaar met auto, vliegtuig, bus of trein.

Tip 2: regel van tevoren parkeerkaarten voor je relaties en personeel. Stel a.d.h.v. je doelstellingen en je begroting een briefing op voor de standbouwer. De standbouwer zal n.a.v. deze briefing een standontwerp en offerte presenteren. Bestel tijdig je exposanten- en opbouwpassen en eventuele catering. Daarnaast dienen de technische voorzieningen besteld te worden zoals elektriciteit, water enz.

Je stand mag er dan goed uitzien, het zijn uiteindelijk toch de mensen die het (moeten) doen. Je hebt pas succes wanneer je mensen er helemaal voor gaan en ervan overtuigd zijn dat zij met een gezamenlijke doelstelling optimaal rendement uit de beursdeelname gaan halen. Communicatie vormt een belangrijk onderdeel van je beursvoorbereiding. Zorg dat je communicatie herkenbaar is en aansluit bij de uitstraling van je stand.

Tip: houd tijdens het hele communicatietraject je doelgroepen goed in beeld en ga weer op de stoel van je bezoeker/klant zitten. Controleer hoe de persvoorlichting bij de beursorganisatie is geregeld en stel persdocumenten samen (liefst met fotomateriaal).

Bepaal van tevoren welk informatiemateriaal er op de stand moet komen, voor welke doelgroepen de informatie is en wanneer het wordt verstrekt. Maak onderscheid aan de hand van je doelgroepen en zorg voor informatie op maat. Je uitnodigingsbeleid is belangrijk. Wie vraag je wel en ook: wie niet? Tip 1: plan bij sommige uitnodigingen ook gelijk een afspraak op de beurs in.

Zo Zorg Je Voor Een Succesvolle Beurs Deelname – Wat je nog niet wist!

Hierbij wat tips en ideeën voor tijdens en vlak voor de beurs. 1. Standbemanning briefen 2. Test alle apparatuur 3. Check de standinventaris 4. Voorbereiden beurs follow-up Zorg dat je standbemanning in alle opzichten klaar is voor de beurs.

Maak met behulp van je draaiboek een overzicht met daarin:

• Wie is waar verantwoordelijk voor
• Wat is de taakverdeling
• Hoe benaderen we onze bezoekers en hoe spreken we ze aan
• Wat zijn de kledingafspraken
• Hoe gebruiken we de naamkaartjes/badges

Tip: deel tijdig de toegangskaarten en parkeerkaarten uit.

Tip: neem van tevoren met je standbemanning het bezoekersregistratieformulier door. Zo weet iedereen precies wat hij of zij moet doen.

Tip: overweeg een kick-off met je standbemanning. Een goede manier om iedereen voor te bereiden op de beursdeelname. Niets zo vervelend als apparatuur die het niet blijkt te doen als de beurs begint.

Belangrijk om vooraf te controleren of alle noodzakelijke spullen ook daadwerkelijk op de stand zijn.

Tip: maak een uitgebreide materiaal- en checklist voor kantoorartikelen, keukenartikelen, informatiemateriaal, EHBO-trommel enz.

Tip: zorg voor een goede opslagruimte in je stand, maar houdt deze buiten het blikveld van de bezoekers. Maak geen magazijn van je stand.

Meer Rendement Uit Uw Beursdeelname – Beurswand.nl

Je followup moet al aan in het voortraject worden bepaald en een onderdeel zijn van je doelstellingen. • zorg ervoor dat je standbemanning goed op de hoogte is van de doelstellingen en de verwachte follow-up. • Geef prioriteit aan je belangrijkste prospects en neem na de beurs gelijk con tact met ze op.

Zorg ervoor dat de leads al tijdens de beurs in gang worden gezet. Dit doe je door afspraken te maken met je standbemanning over de gewenste vervolg acties per lead. Zorg dat je je bezoekers op een passende manier bedankt, bijvoorbeeld met een gadget of kaartje.

 

Nodig daarom alleen die klanten en bezoekers uit waaraan je nogmaals aandacht wilt besteden. Evalueren is zeker niet iets wat je alleen maar aan het einde van de rit moet doen. Met tussentijdse (dagelijkse) evaluaties houd je de vinger aan de pols en ben je in staat tot snelle veranderingen en aanpassingen.

Het Organiseren Van Een Succesvolle … voor beginners en gevorderden

1. Direct na de beurs Tijd voor de follow-up. Veel komt aan op de eerste dagen na het beursbezoek, want dan zit jouw stand nog vers in het geheugen bij de klant. Maak een actielijst en denk hierbij aan: • De telefonische of schriftelijke opvolging van documentatietoezendingen • Het bezoekplan van de accountmanagers • De actieplannen per prospect • De direct mailactie • De pr-campagne • De advertentiecampagne Enz.

Tip 2: neem binnen 1 week contact op met de belangrijkste prospects. Houd hierbij rekening met de prioriteit die je al tijdens het gesprek op de beurs aan het contact hebt gekoppeld. Tip 3: zorg dat je opvalt in de follow-up. Na afloop van een beurs ontvangt een bezoeker van de meeste bedrijven die hij of zij heeft bezocht een mailing – Huur uw Beursstand.

Tip 4: benader zoveel mogelijk al je gelegde contacten zelf. Jij hebt al het vertrouwen van die persoon in kwestie en het is maar de vraag of een collega hetzelfde vertrouwen krijgt. 2. Afrekenen Tijd voor de eindrekening. Het is belangrijk om na te gaan of je binnen budget bent gebleven.

Interne evaluatie houden Zonder evaluatie weet je niet of je het goed hebt gedaan. Leg de uitkomsten van de interne evaluatie vast in een kort verslag. Tip: splits je evaluatie op in 3 delen: a) Algemene evaluatie Heb je je doelstellingen bereikt; wat zijn eventuele verbeterpunten. b) Evaluatie van de beurscontacten Het aantal leads, de kwantiteit en kwaliteit van je bezoekers.

5+ Tips Voor Een Succesvol Beursdeelname Evenement – Beurswand.nl

Hoe was de samenwerking, is alles naar tevredenheid en tijdig opgeleverd en gebouwd? b) Toeleveranciers. Hoe was de kwaliteit van de verschillende toeleveranciers, zijn de afspraken nagekomen? Het is belangrijk om de resultaten van zowel de interne als de externe evaluatie , intern goed terug te koppelen en te communiceren.

Zeker wanneer er minder goede zaken aan het licht komen, is het belangrijk om daar respectvol, verstandig en soms terughoudend mee om te gaan. Tip: wanneer er iets te vieren is, vier dat dan ook. Een succesvolle beursdeelname is het gevolg van een gezamenlijke inspanning. Deel je successen met alle betrokkenen.Wist je dit al over Zo Zorg Je Voor Een Succesvolle Beurs Deelname – 12 Tips?

Als je weet hoe beurzen werken, kán het veel opleveren. Doe je dat niet, kost het je onnodig veel geld, tijd en energie. We zien veel te vaak standbemanning moeite hebben met het maken van contact. Sterker nog, we zien exposanten regelmatig wegduiken achter een statafel of in hun smartphone staren wanneer potentieel langsloopt.

Toch? Vooral heel veel voorbereiden voordat je de beursvloer op gaat. Net zoals we dat de vorige keer adviseerden aan de bezoeker van beurzen, zijn de toverwoorden voor de exposant ook: ‘planning, planning, planning’. We stelden een handige tiplijst op zodat jij beslagen ten ijs komt bij de eerstvolgende beursdeelname! Als je doelen wilt halen, is een goede voorbereiding een zeer belangrijk onderdeel.

Dingen Die Je Moét Regelen Voor Je Deelneemt Aan Een Beurs – De 2020 Update

Het draaiboek van vorig jaar is op logistieke delen prima bruikbaar maar je verhaal vraagt altijd om een frisse uitwerking. Welke boodschap wil je overbrengen? Werk dat uit en bespreek dat met het hele team; je zult merken dat er veel ideeën ontstaan om mee te nemen in de voorbereiding.

Hoe ga je de bezoeker met dat verhaal verleiden, betrekken, aandacht geven, uitdagen, informeren, nieuwsgierig maken, na afloop verbazen? Het is de kunst de bezoeker met een lach binnen te halen en hem of haar met een lach of iets om over na te denken weer te laten gaan. Een gadget als drager van het verhaal kan helpen, maar een goed gesprek is minstens even goed.

Bezoekers komen niet om hetzelfde verhaal dat op je website staat live aan te horen. Daag jezelf en je team dus uit. Hoe? Verhoog de lat zodat je echt out of the box moet denken. Dit lukt niet alleen met een voorbereidend gesprek met de standbouwer of een beurstrainer, doe het samen met het gehele team.